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| 1 | +Title: Como organizar un PyDay |
| 2 | +Date: 2022-03-23 10:00 |
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| 4 | +Queremos compartir nuestra experiencia en la organización de las conferencias de Python: PyDay 2020 y PyCon 2021 con las personas u organizaciones interesadas en organizar conferencias similares localmente en su ciudad o país. |
| 5 | +Estas recomendaciones son para organizar un PyDay con un solo track y de participación gratuita, que incluya charlas y talleres. |
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| 7 | +#### Definición de fecha, tipo de evento y la audiencia |
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| 9 | +En general se recomienda realizar la conferencia en fin de semana para facilitar la asistencia de las personas que trabajan o estudian |
| 10 | +La creación y registro del evento se puede hacer mediante Evenbrite: https://eventbrite.es |
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| 12 | +Definir si el evento será virtual, presencial o híbrido determina aspectos posteriores como la selección de un lugar físico para realizar el evento, la logística y la audiencia a quien se va a orientar la difusión. Para el caso de la audiencia tomar en cuenta, por ejemplo, la ubicación geográfica. |
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| 14 | +#### Selección del lugar físico (para evento presencial) |
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| 16 | +Para la selección del lugar físico se debe considerar el aforo y la disponibilidad de equipos audiovisuales, así como las facilidades de transporte de la ubicación. |
| 17 | +El espacio debe contar con instalaciones de auditorio para las charlas y de trabajo para los talleres. |
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| 19 | +Para una conferencia de acceso gratuito es mejor considerar auditorios en centros educativos u otras organizaciones que puedan proveer las instalaciones gratuitamente, en este caso estas instituciones formarán parte de los auspiciantes a mencionar en la página web y en la difusión del evento. |
| 20 | +También se puede considerar un lugar físico que no sea gratuito cuyo costo sea cubierto por alguna organización patrocinante. |
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| 22 | +#### Creación de la identidad gráfica del evento |
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| 24 | +Se recomienda la creación temprana de la identidad gráfica para poder ser usada tanto en la creación de la página web como los documentos y anuncios del evento |
| 25 | +Esto implica, entre otros, la creación de: |
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| 27 | + - Estilo, como colores y tipos de letra a usar en fondos de anuncios, documentos digitales, papeleria (si aplica) |
| 28 | + - Diseño del logo de la conferencia |
| 29 | + - Videos de apertura, intermedios y/o cierre de la conferencia |
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| 31 | +#### Creación de la página web |
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| 33 | +Es recomendable que la identidad gráfica se defina antes de la creación de la página o lo más temprano posible para que no se requieran grandes cambios |
| 34 | +Python Chile cuenta con el dominio pyday.cl. Para eventos locales organizados en Chile, previa coordinación, se puede crear subdominios como: valparaiso.pyday.cl, concepcion.pyday.cl, etc, para alojar la página del evento. |
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| 36 | +Inicialmente la página del evento puede contener la información básica del evento como: Fecha y lugar, Objetivo, Formas de contacto y registro de participantes, para posteriormente incorporar información de: Convocatoria a charlas y talleres, Charlistas, Auspiciantes/Patrocinantes, Programa de charlas y talleres. |
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| 38 | +#### Definición de Keynotes |
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| 40 | +Para un PyDay que incluya tanto charlas como talleres en un solo track, se pueden definir dos charlas principales para ello se deben identificar los posibles charlistas y contactarlos con anticipación para consultar su disponibilidad. |
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| 42 | +#### De las charlas y los talleres |
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| 44 | +Para la Convocatoria a postulación de charlas y talleres, se debe considerar un tiempo prudencial de anticipación de acuerdo a la disponibilidad del equipo que hará la selección, también se debe considerar hacer con tiempo la notificación de confirmación a las personas charlistas y facilitadoras de talleres. |
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| 46 | +Para la convocatoria se requiere: |
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| 48 | + - Creación del Formulario de convocatoria a charlas: éste debe solicitar información de la charla y el charlista como biografía, correo y teléfono (para casos de contacto de emergencia), foto, redes sociales, repositorios públicos de trabajo |
| 49 | + - Creación del Formulario de convocatoria a talleres: éste debe solicitar duración del taller, a cuantas personas va dirigido, equipos requeridos, entre otros |
| 50 | + - Difusión de convocatoria en redes sociales, medios digitales y medios físicos en universidades o institutos |
| 51 | + - Selección de charlas y talleres y notificación a las personas seleccionadas |
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| 54 | +#### Definición del programa |
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| 56 | +Una vez seleccionadas las charlas y talleres se define el programa del dia |
| 57 | +Este es un ejemplo: |
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| 59 | + - 9:00-9:30 Desayuno (presencial) |
| 60 | + - 9:30-10:00 Introducción |
| 61 | + - 10:00-11:00 KeyNote |
| 62 | + - 11-00-12:30 Charlas |
| 63 | + - 12:30-13:30 Almuerzo |
| 64 | + - 13:30-14:30 KeyNote |
| 65 | + - 14:30-16:30 Taller |
| 66 | + - 16:30-18:30 Taller |
| 67 | + - 18:30-20:00 Cierre/Cena (presencial) |
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| 69 | +#### De la transmisión |
| 70 | +Para el caso de una conferencia virtual o híbrida, para la transmisión en línea del evento se recomienda el uso de StreamYard - Youtube. Entre las tareas a realizar están: |
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| 72 | + - Creación de estudio StreamYard |
| 73 | + - Creación de enlaces de Youtube |
| 74 | + - Definición de anfitriones |
| 75 | + - Definición de moderadores: Discord, Youtube |
| 76 | + - Preparación de personas que darán asistencia técnica de StreamYard y Youtube |
| 77 | + - Pruebas de la plataforma con charlistas |
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| 79 | +#### Logística de evento presencial |
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| 81 | +Aún cuando el evento sea presencial, se recomienda hacer el registro en los talleres de forma online y previa al evento. |
| 82 | +En un evento presencial se debe considerar: |
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| 84 | + - Poster o banners físicos del evento |
| 85 | + - Control de ingreso: tomando en cuenta que la conferencia es gratuita y que se tiene un aforo limitado se debe dar prioridad a las personas registradas previamente |
| 86 | + - Proporcionar identificación a las personas al ingresar |
| 87 | + - Hidratación y Alimentación: asegurar hidratación y alimentación especial para los organizadores y colaboradores del evento además de para los asistentes |
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| 89 | +#### De los asistentes |
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| 91 | +El control del registro de los asistentes está asociado al tipo de evento: presencial, virtual o híbrido, para evento híbrido o presencial se debe limitar la cantidad de personas registradas efectivamente debido al aforo restringido del lugar físico. Se requiere: |
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| 93 | + - Formulario de inscripción: en caso de usar Evenbrite sería éste el registro |
| 94 | + - Formulario de registro en talleres |
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| 96 | +#### De los auspicios/patrocinios |
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| 98 | +Se debe hacer contactar a lo potenciales auspiciadores/patrocinadores y hacer el debido seguimiento. Esto incluye tanto empresas e instituciones privadas o públicas que hagan aportes monetarios para cubrir los gastos de la conferencia o de la comunidad, como organizaciones que apoyen el evento con difusión o con su prestigio y reconocimiento. En este sentido es necesario crear documentos donde se definan: |
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| 100 | + - Planes de patrocinio: indicando el costo del patrocinio y los beneficios |
| 101 | + - Condiciones de auspicio: indicando las condiciones de colaboración |
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| 103 | +En la medida de lo posible, se recomienda hacer simultáneamente a la preparación del evento la facturación y cobro de los aportes monetarios, para evitar demora en pagos o no pagos |
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| 105 | +#### Difusión |
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| 107 | +La difusión incluye tanto la publicación de anuncios programados en redes sociales oficiales de la organización: Twitter, Facebook, Linkedin como la publicidad pagada y el apoyo de difusión por parte de organizaciones auspiciantes o colaboradoras. Se debe considerar: |
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| 109 | + - Difusión del evento |
| 110 | + - Difusión de la convocatoria de charlas y talleres |
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| 112 | +En ambos casos se debe tomar en cuenta el diseño de los anuncios y la programación de las publicaciones. |
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| 114 | +#### Preparación de material publicitario |
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| 116 | +Esto se refiere al material como: Stickers, Poleras/Camisetas, Tazas, Bolsos u otros que se consideren. Debe contemplarse: |
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| 118 | + - Preparación de diseños |
| 119 | + - Solicitud de presupuestos |
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| 121 | +#### Encuestas de satisfacción |
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| 123 | +Por facilidad del manejo de los datos se recomienda crear un único formulario donde se pueda indicar si la persona que llena la encuesta es asistente, charlista o auspiciante/patrocinante, incluyendo campos específicos por tipo de perfil de ser necesario |
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