Germaine 2.0 - Système multi-user et horizontal de secrétariat

[zuperninja]

Germaine 2.0 - Système multi-user et horizontal de secrétariat

J'ai mis ça sur mon github pour pas plus engorger les issues de openfab. Et que je m'assume en tant que project owner.
Les 4 premiers commentaires seront mis à jour avec des liens vers les autres avancées.

Contexte

OpenFab reçoit beaucoup de messages sur plusieurs plateformes.

On avait créer un alias avec @nicolasdb pour le job de secrétariat et de factures (car on aimait pas demander de l'argent aux gens. C'est pas nous qui somme fâchés, c'est Germaine.

Objectif

Comment répondre à ces messages de manières efficaces et dans un délai inférieur à 24h. Sans que cela repose sur une seule personne.

Proposition

Cartographier les demandes et construire un workflow avec ressources nécessaires pour y répondre.link
Créer une permanence de réponse aux emails.link
Créer un code commun / uniformisation des tags et labels.link
Créer des réponses déjà faite / FAQ.link

First step

• Créer une issue pour pouvoir collaborer
• Répertorier ce que l'on a
• Identifier les bugs et comportement de ceux qui font déjà le secrétariat
• ...

Issues liées

tag et label #202
Organisation OpenFab : team & task force #195
Gestion buro274? #183
Proposition de réarrengement de la partie Projects #88
Faq #17
label - modif de nom #127

Ressources

@softrevolter, @nicolasdb, @DewiBrunet, @Ginsburg, @dsmrs , @satblip, @zuperninja
Méthode GTD
Super weapon

[zuperninja]

Cartographier les demandes et construire un workflow avec ressources nécessaires pour y répondre

Contexte

Car on sait jamais quoi répondre car tout change, du coup on demande à @nicolasdb.

Objectif

Avoir une aide graphique et logique (workflow) pour trouver rapidement les infos dont on a besoin pour répondre.

Proposition

J'ai animé un groupe de réflexion sur la gestion des demandes et leur enregistrement pour l'éducation nationale. C'était long car dur à motiver les gens autour de ce thème et que j'avais pas assez d'expérience dans cette structure.

Je propose de faire un metamap draw.io collaboratif et y ajouter à chaque fois les décisions qu'on prend et les applications. Quand c'est sur la map, c'est décidé et on fait ça. Ça permet d'avoir des trucs au propre et plus tard transposer ça bien sur le wiki + site. Début de proposition de carte sur ce commentaire en suivant cette chronologie

[zuperninja]

Créer une permanence de réponse aux boites de réception

Contexte

J'appelle "Boîte de réception" l'endroit où nous recevons des messages.

Objectif

Organiser une tournée des boites de réception avec possibilité de déléguer ou d'assurer une permanence.
Ne pas passer plus d'une heure par jour et par personne à répondre à des messages

Proposition

Faire une database de mots de passe à jour.
Je veux bien commencer pour que ça se rode.

[zuperninja]

Créer un code commun / uniformisation des tags et labels

Contexte

On essaye et on test et on a pas la même logique. Perso je m'y retrouve pas du tout et du coup je ne les utilise pas.
J'aime beaucoup l'approche de http://thesecretweapon.org/ ainsi que le principe de @softrevolter (ou @dsmrs ?) : créer un dossier qu'à partir de 7 items qui vont ensemble. Je l'applique depuis, et ça me réussit bien.

Objectif

Uniformiser les tags des boites de réception (github, facebook, gmail) et s'y tenir. Quand on veut en créer un nouveau on demande aux autres si ça ne fait pas redondant et si ça parait logique à tous.

Proposition

Référencer tous les tags, libellés et couleurs possibles.
Qu'on soit d'accord sur ces tags (vote?) et qu'on les utilise et s'entraide à bien ranger.

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Gmail:

Je reprends un peu en main le gmail de OpenFab. C'est chouette de refaire ça, je savais plus trop ce qui se passait au final. J'avais les visions des membres mais pas celle des fournisseurs et des relations extérieures.

Contexte

Jusque là on répondait quand on avait le temps et laissait les emails qu'on pouvait pas répondre dans les 5mins. Ça s'entasse, ça s'oublie, ça effiloche peut-être un peu les relations. Peut-être qu'on perdait des opportunités, mais en même temps on avait pas la team derrière pour prendre en charge.

Objectif

Répondre dans les 36h. Proposer des partenariats dès que possible. Transférer aux membres qui ont besoin de l'info. Garder trace des mails importants. Créer des relations. Rendre service.

Proposition

Tags de suivie

J'utilisais les tags la dernière fois que je m'occupais de la boite gmail. J'aimais bien, mais j'avais pas expliqué à tout le monde à quoi ça servait.
BUT 1: Montrer que le mail à été traité par un humain
BUT 2: Indiqué son statut ou l'action qui a été faite dessus
BUT 3: Repasser en revue rapidement les derniers jours

Mail traité et classé, plus rien à faire sauf si un nouveau message est reçu via cette conversation.

Mail transféré à la team ou au.x membre.s. Lors de la revu regardé si tout se passe bien.

I don't know what to do, I don't know what to say ! Je l'utilise pour le moment quand je sais pas quoi faire et j'y réfléchis. Souvent je reviens dessus le lendemain et ça va. Si je veux pas le traiter je mets pas de tag, comme ça un autre membre peut prendre une décision.

Mail de référence à garder.
Action à faire prochainement. Que ça soit une relance, ou autre.

Libellés

Je suis encore en train de bosser dessus, mais j'ai dans l'idée que le libellé indique dans quel Team le mail est redirigé. En lien avec les Team et le flowchart.

[zuperninja]

Créer des réponses déjà faite / FAQ

Contexte

C'est toujours les mêmes questions quasiment.

Objectif

Créer une FAQ
Créer des phrases toutes faites

Proposition

Collecter dans les jours qui viennent les questions et réponses récurrentes et les rapporter sur cette issue.

Je cherche à faire faire une pièce.

OpenFab peut réaliser votre pièce. Mais attention, OpenFab n'est pas un prestataire de service en tant que tel. A OpenFab, ce sont les membres bénévoles qui réalisent les commandes. Un délai de quelques jours et donc à prévoir. Devis gratuit. Merci de suivre cette procédure (lien vers formulaire).

Quand êtes-vous ouvert ?

OpenFab est ouvert sur rendez-vous ou lors des permanences tenues par nos membres. Ne passez pas à l'improviste, parfois personne est là. Sauf Vicky, mais vous voulez pas rencontrer Vicky. She's mean.

Organisez vous des formations à la découpe laser ?

Nous ne donnons pas de formation en tant que telle, mais nous favorisons l'échange entre pair. Il suffit d'adhérer à l'ASBL, ainsi que de payer le temps machine. Un autre membre vous accompagnera, sur rendez-vous. Envoyer une demande via contact@openfab.be

Je peux venir faire un stage ?

Oui ! Malheureusement nous ne pouvons pas accueillir de stagiaire rémunéré pour le moment. Mais on fera tout pour faciliter vos démarches pour venir ici. Vous choisissez sur quoi vous voulez travailler et c'est parti. Envoyez-nous une demande à contact@openfab.be

Je peux vous poser des questions sur votre modèle économique ou financier ou social ?

Si vous ne trouvez pas vos réponses déjà sur notre site web ou les autres publications. N'hésitez pas à nous contacter pour prendre rendez-vous en nous envoyant votre sujet à contact@openfab.be

[nicolasdb]

Suite à ce matin et sur base de ce post

Si j'organise en chronologique:

• Redirection de ce que je reçois sur mon adresse à contact@openfab.be
• consultation contact et facturation par @zuperninja
• suivit facebook par @zuperninja
  • analyse rapide et action selon GTD? Est-ce un message pertinent? est-ce actionnable? Est-ce que ça sert le projet?

• demande de type pub = poubelle
• demande événement, relation internationale ou appel à projet = Team appel à projet. @DewiBrunet
• demande relative à openfab, gestion membre = FAQ ou réponse Anca?
• demande devis job = Team job, Dewi
• demande en lien avec FabMob = Team fabmob, Dewi

Team appel à projet:

Dewi, Sarah, Chloe
à eux de décider si la demande est pertinente ou pas. Répondre oui ou non. Merci, bisous. Si oui, faire le suivit. (et optimiser ce flow ainsi que les pistes de rémunérations)

Team gestion buro274:

Pour l'instant, Milena, Florent, Dewi ont la clé. Navid et Anne-sophie doivent bientot en avoir une aussi.
Loois en avait une, il a arrêté son abo OF et ne viens plus, il est installé à la serre. Je ne sais pas s'il a tjs une clé.

• si ça dépasse les demandes de bases, comme une demande pour accéder au lieu, une aide machine, ça passe alors par le groupe. (voir boucle 1 , un membre doit avoir son badge pour utiliser les machines seul, si pas de badge il doit avoir un mentor/garant qui a son badge)
  On laisse venir les demandes, pas de changement, pas d'annonce que je suis pas là, et la team voit comment répondre à la demande. via permanence définie et annoncée ou des rdv.
  Objectif de la team, optimiser ce flow.
• Finaliser les conditions du badge buro274! safety, machine et accueil.
• Continuer d'optimiser l'organisation du lieu. = LevelUp sur la petite laser A5 pour des signalétiques.
• Gestion de poubelle et tri. C'est pas fluide.

Team job

Dewi s'il est dispo, sinon mise en capacité de Navid et Anne-sophie pour des jobs lasers. Si pas prêt, faut se préparer. Si pas dispo, redirection vers le groupe et improvisation. Pour rappel, seul les metaUser peuvent commencer à répondre à des jobs pour un reward a définir (badge, crrr, levelUp ou loot), seul les membres de niveau 4 peuvent être rémunéré en €. (sur base de 34€ htva/h)
Pour la cnc, on en a pas. C'est retiré du site. Zip it, c'est pas pour les noobs.

Objectif de la Team, être prêt pour accepter des jobs et générer du cashflow. il y a 1100€ / mois minimum de frais commun. (loyer, internet et compta/assurance) Tout ce qui est en plus, c'est dispo pour des machines, des évents, du swag et de la rémunération.

• optimiser le flow.

Team Fabmob

Dewi, Milena, Florent et Navid.
Il y a déjà pas mal de demande, l'équipe doit s'agrandir et se former sur plus de tools.
Un catalogue doit être élaboré et les workshop standardisés pour facilement être animé par tout les animateurs compétent.
Mission spéciale:

• organiser l'étagère Velom2
• Mise en place d'un logistique de sortie de matériel.
  On a déjà égaré un Dell (on a son alim), une alim de lenovo, une souris.
  il faut mettre en place une logique de où se trouve le matériel, d'où il vient, qui en est responsable + état des machines. Contenu des modules.
  Et une méthode quand le matériel revient. On égare trop facilement tout.

[nicolasdb]

• Pour la poste, si le facteur a la flemme et qu'il ne laisse que les avis de passage (classique)
  J'ai une procuration au nom de Dewi pour aller les chercher à la poste rue Wery.
• pour des paiements, j'ai montré à Dewi, il a accès aux codes si besoin.
• pour les poissons et les plantes, Dewi est briefé aussi.
• la TVA est déclarée, on sera remboursé de 1900€ yeah.
• le rdv avec crédal est reporté au 22, je serai rentré.

Reste 2 points:

• les pannes machines?
• gestion nouveaux membres? Définir un peu le concept du mentorship.

Et point important:

la mise à niveau des membres existant.
Les personnes dans les teams, devraient être minimum metaUser et avoir remplis toutes les conditions. (passport, badges laser, badge github, badge buro274, la domiciliation, l'avatar et le trombinoscope, + reward 50crrr)

[nicolasdb]

Team Workshop

J'avais oublié la team workshop, on vient d'en parler avec Anne-Sophie.

Il faut un peu mieux définir les objectifs de la team, et améliorer les logiques de devis aussi et combien coute par personnes, etc...

[zuperninja]

Top !

J'ai commencé à construire un diagramme pour le traitement de la demande. Méga WIP.
Se trouve sur le drive de contact dans le repo "Draw.io" : Cartographie_traitement des demandes

[satblip]

Pour les mots de passe, faire bien attention à les stocker dans un endroit secure (dashlane ou lastpass ont des options gratuites)

[nicolasdb]

On a déjà une base de donnée en keepass.
Mais c'est sur le NAS via Lan ou une synchro que je fais avec mon ordi grace a syncthing (opensource, MIT)

[satblip]

Ok parfait, tant que c'est crypté 😉

[zuperninja]